Ostatnio coraz częstszym środkiem na pozbycie się dużej ilości dokumentacji, która wymaga zniszczenia, jest zatrudnienie firmy outsourcingowej zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne, ponieważ za pomocą jednego telefonu lub maila można zlecić wyczyszczenie całego biura bądź archiwum z zalegającej dokumentacji. Ty zlecasz, a wynajmowana firma robi resztę. W większości przypadków specjaliści z tej branży świadczą usługi kompleksowe, niszcząc nie tylko dokumentację w wersji papierowej, ale także wszelkie nośniki danych, na których jest zapisywana, a nawet proponują usługi ewidencjonowania akt i zarządzania archiwum zakładowym, czy to na terenie macierzystej firmy, czy też we własnych archiwach. Czy wygoda idzie w parze z bezpieczeństwem powierzonych informacji i czy jest to proces w pełni legalny w naszym kraju?
Legalność zatrudnienia firmy zewnętrznej w celu zniszczenia dokumentacji
Jeśli już zdecydowałeś się na konkretną firmę z branży mobilnego niszczenia dokumentacji, powinieneś zadbać, aby cała procedura przebiegała w sposób zgodny z prawem. Jeśli wśród dokumentów przeznaczonych do zniszczenia znajdują się takie, które zawierają informacje o osobach fizycznych, musisz postępować zgodnie z RODO. Według rozporządzenia każda operacja lub szereg operacji na danych osobowych, a w tym jej: wytwarzanie, gromadzenie, opracowywanie, modyfikowanie, przeglądanie, a także usuwanie i niszczenie jest uznawane za przetwarzanie danych osobowych. Oznacza to, że nie możesz oddać takich dokumentów firmie outsourcingowej tylko i wyłącznie na podstawie umowy o świadczenie usług. W przypadku, gdzie zniszczeniu będą podlegać dane osobowe, konieczne jest podpisanie umowy powierzenia danych, inaczej proceder ten będzie niezgodny z prawem, a wszelkie wykroczenia przeciw RODO mogą zakończyć się wysokimi karami grzywny.
Umowa o świadczenie usług a umowa powierzenia danych
W przypadku zlecenia zniszczenia dokumentacji, doprowadzenia składnicy akt do ładu, czy utylizacji starego sprzętu komputerowego, wymagana będzie zarówno umowa o świadczeniu usług, jak i umowa powierzenia danych. Zatrudniając profesjonalistę w zakresie niszczenia dokumentacji, umowa o świadczeniu usług jest niezbędna, jednakże dotyczy ona samego wykonania usługi, a nie bezpieczeństwa danych. Oprócz standardowych zapisów o wzajemnych prawach i obowiązkach, terminach realizacji i wynagrodzeniu, dobrze zabezpieczyć się punktem mówiącym o odszkodowaniach powstałych w wyniku błędów w realizacji zlecenia. Aby mogło dojść do podpisania zlecenia, administrator danych osobowych musi wyrazić zgodę na dostęp do dokumentacji firmie zewnętrznej, czyli w praktyce zaakceptować przetwarzanie danych przez ten podmiot. Tutaj powinna wejść w życie umowa o powierzeniu danych. Firma zewnętrzna, która będzie miała za zadanie zniszczyć dokumentację na nasze zlecenie, nie będzie przecież faktycznie przetwarzać danych na swoją korzyć oraz dla własnych celów, a jedynie działać w naszym imieniu, dokonując procesu utylizacji dokumentów. Właśnie w tym przypadku mamy do czynienia z powierzeniem danych, które powinno zostać opatrzone stosowną umową, która zagwarantuje bezpieczeństwo naszych informacji, a także pozwoli na odbycie się zlecenia w zgodności z RODO.
Istotne punkty w umowie o powierzeniu danych
Umowa o powierzeniu danych powinna zawierać kluczowe informacje, które pozwolą na bezpieczne niszczenie danych osobowych zgodnie z wymogami RODO:
- przedmiot i czasu trwania zlecenia,
- charakter przetwarzanych danych,
- określenie praw i obowiązków administratora danych osobowych,
- określenie sposobu przekazania dokumentacji, jej transportu i tego, w jaki sposób zostanie zniszczona,
- nakaz sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentacji,
- nakaz przekazania administratorowi danych osobowych certyfikatu potwierdzającego zniszczenie,
- pozwolenie na możliwość monitorowania całości procesu przez wyznaczoną do tego celu osobę,
Ponadto firma zewnętrzna, której powierzono dane osobowe, musi działać w świetle przepisów RODO.
