Błędnie przygotowany budżet może przynieść negatywne skutki dla naszego przedsiębiorstwa. Niezależnie od rozmiarów firmy, kwestie finansowe pozostają kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania organizacji. Jeżeli nie będziemy właściwie zarządzać finansami, przyszłość naszej firmy może stanąć pod znakiem zapytania. Aby uniknąć tego typu sytuacji, musimy zapoznać się z zasadami budżetowania oraz najczęściej popełnianymi błędami. Warto również rozważyć korzystanie ze specjalnych programów komputerowych, które ułatwią nam przygotowanie budżetu firmy.
Podstawowe zasady budżetowania
Celem każdej firmy powinien być stabilny rozwój. Chodzi o zwiększanie osiąganych z roku na rok zysków przy jednoczesnym minimalizowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia strat. W tym celu niezbędne jest stworzenie realistycznego planu finansowego. Musi on zostać oparty o twarde dane, które udało nam się pozyskać. Musimy posiłkować się obiektywnymi i rzetelnymi prognozami oraz analizami. Tylko w ten sposób uzyskamy jasny obraz możliwości naszej firmy i dopasujemy do nich tworzony budżet. Nie istnieje coś takiego jak uniwersalna recepta na budżet, która będzie pasowała do wszystkich rodzajów działalności gospodarczej. Są jednak zasady, które sprawdzą się w każdym planie finansowym. Jeżeli będziemy ich uważnie przestrzegać, to będziemy w stanie dobrze zarządzać finansami naszej firmy.
Pierwszą regułą jest systematyczność w przygotowywaniu takiego dokumentu. Najczęściej spotykane są budżety roczne, których koniec zbiega się z momentem zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dobry plan finansowy będzie wspierał działania naszej firmy. Jednocześnie musimy być w stanie go modyfikować, jeżeli zaistnieją jakieś nieprzewidziane okoliczności. Dlatego też ważne jest, abyśmy regularnie sprawdzali, czy budżet realizowany jest zgodnie z zamierzeniem. Każde nasze działanie powinno dążyć do tego, aby firma odnotowała planowane zyski.
Powszechne błędy w źle sporządzonym budżecie
Wiele wadliwych budżetów powstało, ponieważ zostały oparte o nieprawidłowe dane oraz błędne założenia. Zanim przystąpimy więc do tworzenia planu finansowego, musimy zweryfikować zgromadzone przez nas informacje. Używanie wiarygodnych danych jest jednym z wymogów rzetelnego planowania budżetowego. Równie ważne jest zadbanie o pewną dozę elastyczności przygotowywanego budżetu. Niemożliwe jest dokładne przewidzenie, jak zmieni się sytuacja na rynku w czasie jednego roku, nie mówiąc już o dłuższych okresach. Na etapie planowania musimy zapewnić sobie dostatecznie duże pole manewru, aby móc szybko i sprawnie zareagować na wszelkie zmiany. Stosunkowo często dochodzi do złego oszacowania realnych kosztów, które poniesiemy w ramach funkcjonowania firmy. Zazwyczaj są one zapisywane jako niższe, niż wyniosą w rzeczywistości. Wiele przedsiębiorstw nie tworzy wystarczająco dużych rezerw na nieprzewidziane wydatki, uznając to za stratę pieniędzy. Jest to wysoce ryzykowane zachowanie, gdyż może postawić naszą firmę w trudnym położeniu, jeżeli nieplanowane koszty faktycznie zaistnieją.
W jaki sposób możemy ułatwić sobie planowanie budżetu?
Nikogo nie powinno chyba zaskoczyć, że w tym przypadku niezwykle pomocne są specjalistyczne rozwiązania informatyczne. Na rynku dostępnych jest wiele różnych aplikacji, które mogą nam pomóc w opracowywaniu budżetu. Pozwolą na skuteczne nadzorowanie poziomu wydatków oraz wykrycie sposobów, dzięki którym można ograniczyć nasze koszty. Wsparciem dla naszej firmy będzie program do raportowania danych taki jak na przykład FlexiReporting. Dzięki niemu w łatwy sposób zgromadzimy rzetelne dane, którymi będziemy mogli się posiłkować podczas planowania budżetu. Pozwali nam również usprawnić proces raportowania wyników finansowych, zwiększając stopień jego automatyzacji. FlexiReporting stanowi również efektywne narzędzie do nadzorowania realizacji planu finansowego.
Jeżeli będziemy przestrzegać podanych zasad i jednocześnie wystrzegać się najpowszechniejszych pomyłek, uda nam się opracować rzetelny budżet. Cały ten proces możemy znacznie ułatwić, jeżeli skorzystamy z pomocy dostępnych programów komputerowych. Programy takie jak FlexiReporting powoli stają się standardem, jeżeli chodzi o zarządzanie firmą.
